L’adeguato assetto organizzativo e la prevenzione della crisi
La norma che ha modificato l’art. 2086 del Cod. Civ., entrata già in vigore a marzo del 2019, ha istituito per le società l’obbligo di organizzarsi per rilevare tempestivamente i segnali di crisi ed il rischio di perdita della continuità aziendale, attraverso l’istituzione di un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla loro natura e dimensione.
Il sistema cui la norma fa riferimento consiste sostanzialmente in un sistema di controllo interno sul modello di quello già ampiamente adottato dalle imprese di maggiori dimensioni, e proprio perché deve essere “adeguato alla natura ed alle dimensioni” dell’impresa, la sua adeguatezza non può essere misurata e regolamentata in maniera standardizzata ma ogni impresa deve valutare al suo interno e secondo le sue caratteristiche l’efficacia del suo sistema di organizzazione.
La dimensione dell’impresa rappresenta evidentemente una variabile importante per misurare l’adeguatezza del sistema, che in ogni caso deve essere valutato su tre aspetti: la natura dell’impresa vale a dire il settore di attività e le sue caratteristiche specifiche; le dimensioni dove la variabile più significativa è costituita dalle risorse economiche e umane a disposizione ma a condizione che sia raggiunto nella sostanza l’obiettivo di un efficiente monitoraggio; la periodicità e l’intensità della misurazione che dipende principalmente dallo stato di salute dell’impresa, così che per imprese redditizie e liquide è ragionevole che i controlli siano meno frequenti ed approfonditi rispetto ad aziende in tensione finanziaria dove i flussi devono essere misurati costantemente.
Ovviamente la valutazione dell’adeguatezza del sistema amministrativo e contabile non deve misurare le capacità e l’affidabilità delle singole persone addette a tali funzioni, ma il sistema nel suo complesso può essere ritenuto adeguato quando è in grado di individuare, rappresentare e valutare i flussi informativi specifici idonei a prevenire lo stato di crisi, che si possono così riassumere: gestione e previsione dei flussi di cassa e dell’equilibrio economico-finanziario; gestione e misurazione dei rischi; organizzazione aziendale.
Gestione e previsione dei flussi di cassa: E’ necessario che l’impresa disponga di una previsione delle entrate e delle uscite con un orizzonte temporale di almeno sei mesi, per consentire la verifica che i flussi di cassa previsionali siano sufficienti a far fronte non solo agli impegni esistenti ma anche a quelli preventivabili. Non basta quindi disporre dei soli scadenzari attivo e passivo, ma vanno considerati anche i flussi non ancora formalizzati in un documento contabile e perciò da preventivare, quali previsioni di vendita o di acquisto, informazioni su eventuali ritardi di incasso o contestazioni, previsione di spese straordinarie, investimenti o disinvestimenti, corresponsione di TFR per cessazione rapporti di lavoro. Il dato finale del documento rappresenta il flusso di cassa mensile netto disponibile per il pagamento dei debiti nei sei mesi successivi.
Gestione e misurazione dei rischi: Oltre alla misurazione della sostenibilità dei debiti detta sopra, si possono verificare in una impresa altri rischi capaci di compromettere la continuità aziendale correlati ad altro tipo di eventi, ed anche questa tipologia di rischio, non misurabile dai dati contabili, deve essere attentamente monitorata. Esempi di rischio per la continuità aziendale sono rappresentati da controversie giudiziarie che coinvolgono l’impresa o i suoi soci di riferimento, profondi dissidi tra i soci, perdita improvvisa di clienti fondamentali. Queste minacce devono essere attentamente monitorate da parte degli amministratori i quali devono tenerne conto nella valutazione del rischio di perdita della continuità aziendale.
Organizzazione aziendale: Per poter disporre delle informazioni e dei dati sopra detti è necessaria una organizzazione aziendale adeguata ed efficiente, in assenza della quale la rilevazione dei flussi di cassa e la gestione dei rischi rischiano di diventare un esercizio sterile e inefficace. La disorganizzazione o la mancanza di strumenti di rilevazione adeguati possono infatti generare flussi di informazioni incoerenti e di nessuna utilità se non addirittura dannosi.