Le firme elettroniche avanzata o qualificata per la loro semplicità di utilizzo unita alla completa efficacia probatoria, sono un fattore fondamentale nell’attuale processo di trasformazione digitale di imprese e studi professionali.
Gli scenari ed i processi lavorativi sono cambiati rispetto al passato e si sviluppano sempre più in modalità online ed in mobilità, e si sta sempre più diffondendo la gestione del lavoro da remoto ed in movimento tramite pc portatili, smartphone e tablet, e questo comporta la necessità di massima flessibilità e soluzioni semplici ed efficaci.
Tuttavia, nonostante oggi la maggior parte dei documenti e dati siano prodotti nativamente in formato digitale e vengano trasmessi e condivisi tramite canali elettronici, spesso le abitudini consolidate creano il paradosso che questi documenti che nascono in digitale vengono stampati su carta per essere poi ritrasformati, con attività manuale, nuovamente in formato digitale con evidente dispendio di tempo e risorse.
Parlando delle firme digitali, le nuove forme più evolute di firma elettronica utilizzabili da remoto superano ad esempio la necessità della presenza fisica nel luogo dove il documento deve essere firmato, proprio perché il documento generato e firmato in digitale non si trova in nessun luogo fisico ma può essere gestito in tutte le sue fasi, condiviso e conservato in formato digitale.
E’ importante sottolineare che la legge prevede la piena validità giuridica ed efficacia probatoria di un documento informatico, che possiede il requisito della forma scritta e di scrittura privata, fino a querela di falso, ai sensi dell’art. 2702 del codice civile, in quanto garantiti dall’apposizione di due possibili tipologie di firma elettronica:
- la firma elettronica avanzata (FEA)
- la firma elettronica qualificata (FEQ), quest’ultima definita anche firma digitale
La validità giuridica è garantita dai processi certificati di emissione dei certificati di autenticazione gestiti da certificatori accreditati presso l’Agenzia per l’Italia Digitale, ossia Prestatori di servizi fiduciari qualificati.
Oggi in alternativa al sistema di firma elettronica associata ad un dispositivo su smart card o su chiavetta USB da connettere al computer, che devono essere usate in prima persona ed in modo manuale e perciò necessariamente richiedono la presenza fisica nel luogo della firma, esistono soluzioni di firma elettronica altrettanto sicure ed efficaci dal punto di vista legale, utilizzabili anche in modalità web e da remoto.
Inoltre si stanno diffondendo sempre più soluzioni di firma grafometrica basate sull’apposizione della firma con una specifica penna su tavolette grafometriche o tablet, che ripropongono in tutto la firma autografa tradizionale.
Le forme più evolute e più efficaci dal punto di vista della praticità e della semplicità di utilizzo sono rappresentate dalla Firma Elettronica Avanzata (FEA) Remota e dalla Firma Elettronica Qualificata (FEQ) Remota. Entrambe le forme consentono di sottoscrivere un documento informatico da remoto o in mobilità attraverso l’utilizzo di telefono cellulare del firmatario identificato come dispositivo personale autorizzato mediante password dinamica (One Time Password). E’ importante sottolineare che il documento da firmare, seppure consiste in un file informatico, è perfettamente ed interamente leggibile dalla persona che dovrà firmarlo.