Negli ultimi anni si è assistito ad un progressivo aumento di obblighi finalizzati all’utilizzo di strumenti telematici e di tecnologie informatiche, sostanzialmente imposti in relazione all’adempimento degli obblighi di documentazione e di dichiarazione ai fini fiscali.

Si è iniziato da alcuni anni con le trasmissioni telematiche delle dichiarazioni, a cui si è aggiunto l’obbligo di invio telematico dei modelli di versamento F24, fino all’introduzione della fattura elettronica e da ultimo l’invio telematico dei corrispettivi, creando nel tempo un interfacciamento molto ampio nello scambio di dati e informazioni sempre più strutturate, veicolate in forma telematica.

Questa trasformazione obbligata, spesso subita malvolentieri proprio perché obbligata, non consiste solo nella semplice dematerializzazione dei documenti che fino ad oggi abbiamo trattato in forma cartacea, ma presuppone l’avvio di un processo complessivo di digitalizzazione non solo dei documenti amministrativi ma più in generale dei processi amministrativi dell’impresa.

L’adozione della fattura elettronica ad esempio, dopo le criticità iniziali, consente non solo  di velocizzare la fase di emissione, ma anche di disporre di un documento del quale si ha la certezza dell’immediato recapito al cliente e della sua contabilizzazione da parte di quest’ultimo; inoltre l’archiviazione in forma digitale semplifica ed accelera di molto la ricerca e la consultazione dei documenti.

Si tratta di una evoluzione importante quella del passaggio al digitale, certamente complessa, ma che se attuata in maniera virtuosa rappresenta una occasione per razionalizzare adempimenti, migliorare, velocizzare e automatizzare tutti i processi aziendali. La digitalizzazione non consiste perciò nel solo fatto di eliminare la carta, ma anche nel modificare ed adeguare le modalità di lavoro per sfruttare al meglio le potenzialità degli strumenti digitali e informatici.

Tanto per restare ad un argomento attuale ed all’esperienza personale – ma certamente molto comune – durante il periodo di lockdown molti si sono dovuti adeguare all’uso delle tecnologie informatiche, ad iniziare dalla condivisione mediante l’invio telematico dei documenti che era consuetudine consegnare in forma cartacea, fino all’uso degli strumenti di videoconferenza. Quella condizione di necessità ha però stimolato la consapevolezza che esiste un modo diverso di fare le stesse cose, più semplice ed immediato e che spesso fa anche risparmiare tempo.

Questi sono piccoli esempi, una piccola parte delle potenzialità che il processo di digitalizzazione può esprimere in termini di efficienza per le imprese, che con il costante anche se lento adeguamento delle norme che regolano la materia potrebbero modificare le loro procedure amministrative, semplificandole e velocizzandole: pensiamo alla dematerializzazione e conservazione digitale dei libri contabili e sociali, alla firma digitale da remoto che permette di firmare dichiarazioni e contratti a distanza con piena validità giuridica, e tanto altro.

Continueremo perciò ad approfondire anche questo argomento.