Gli enti che vorranno iscriversi al RUNTS, così come quelli già iscritti nei Registri regionali e migrati automaticamente nel Registro Unico, dovranno seguire una precisa procedura che presuppone, oltre alla disponibilità e correttezza di una serie di documenti, anche la dotazione di specifici requisiti digitali.

• Il primo passaggio della procedura consiste nell’accreditamento al portale del Ministero, che può avvenire esclusivamente con riconoscimento Spid (Sistema pubblico di identità digitale) o Cie (Carta d’identità elettronica) del legale rappresentante dell’organizzazione.

Ne deriva che ai fini dell’iscrizione al RUNTS il legale rappresentante dell’ente deve essere munito di Spid o Cie. Si sottolinea che questa procedura non può essere delegata dal legale rappresentante a terzi.

• La seconda dotazione fondamentale è la PEC – Posta Elettronica Certificata, che deve fare riferimento all’ente e non può essere quella personale del legale rappresentante né quella di un professionista. Tutte le comunicazioni tra Ufficio del RUNTS e l’ente utilizzeranno INFATTI il canale PEC.
• Il terzo requisito consiste nella Firma Digitale di tipo p7m della quale dovrà dotarsi il legale rappresentante dell’ente. La procedura di firma digitale sarà necessaria infatti sia per la sottoscrizione dell’istanza di iscrizione sia per la sottoscrizione di conformità all’originale dei documenti presentati in formato digitale.

E’ il caso ad es. dei verbali dai quali risultano i poteri attribuiti agli amministratori, dell’integrazione dei dati di nuovi consiglieri o, ancora, dell’inserimento del bilancio entro il 30 giugno di ogni anno.

• L’ultimo requisito di carattere digitale riguarda il formato dei documenti depositati e degli allegati, che devono essere caricati come Pdf/A, formato digitale universamente riconosciuto che consente di visualizzare ed estrarre i documenti archiviati.

La DOCUMENTAZIONE MINIMA DA ALLEGARE, fermo restando che in sede di istruttoria per l’iscrizione potranno essere richieste integrazioni o ulteriori documentazioni, consiste in:

Atto costitutivo e statuto registrato presso l’Agenzia delle Entrate

Ultimi due bilanci o rendiconti consuntivi, accompagnati dal Verbale di approvazione

Verbale di nomina degli amministratori in carica

I requisiti elencati sopra sono necessari per tutti gli enti, anche per le Organizzazioni di Volontariato e le Associazioni di Promozione Sociale già iscritte nei Registri regionali e che migreranno automaticamente nel RUNTS. Infatti i dati in possesso delle Regioni non sono completi, oppure non più aggiornati, rispetto alla procedura di iscrizione al registro Nazionale, con la conseguenza che questi enti verranno contattati al fine di completare e validare i dati, le informazioni ed i documenti che le riguardano.

Per questa ragione tutti i legali rappresentanti di questi enti, comprese le ONLUS che dovranno obbligatoriamente provvedere all’iscrizione pena la devoluzione del patrimonio, si dovranno dotare di Spid o Cie e Firma digitale, così come tutti gli enti dovranno attivare una propria Pec.